En la actualidad, existe una palabra que sin duda genera controversia: multitasking. Y es que, aunque la cualidad de ser multitasking te permite concretar algunos de los pendientes que tienes en la oficina, en ocasiones no será la mejor opción para incrementar tu productividad o la de tus colaboradores.
Aquí conocerás a fondo qué es la capacidad multitarea, cuáles son sus ventajas y desventajas, así como las alternativas que tienes para lograr tus objetivos del día a día.
Multitasking es la capacidad de realizar tareas distintas de manera simultánea o en un período corto. Es también un sistema de trabajo que es recurrente tanto en los empleados como en los gestores y directivos, con el fin de sacar más provecho a una jornada laboral.
En principio, el multitasking se definió en el mundo de la informática como la capacidad de un equipo o computadora de realizar más de un proceso a la vez. Claro, si nos referimos a la multitarea o multitasking que desempeña un ser humano, es la capacidad que tiene para realizar varias labores o pendientes al mismo tiempo.
Llevar a cabo dos actividades a la vez no significa que podrás hablar por teléfono y tener una junta, sino que pretende optimizar los tiempos muertos en los que puedes realizar actividades sencillas. A todo esto, es pertinente la pregunta del millón: ¿esto en verdad te ayudará a aumentar la productividad laboral?
¿El multitasking realmente ayuda a la productividad?
Con el paso de los años han surgido múltiples hipótesis al respecto del multitasking y el rendimiento laboral. En un inicio se consideró como una manera de elevar la productividad optimizando el tiempo en los largos momentos de espera que hay en ciertos trabajos. No obstante, dedicarle la atención a varios asuntos al mismo tiempo puede conducir a una pérdida enorme de la capacidad de concentración, lo que causará malentendidos y repercute en el riesgo de error.
Hay estudios y estadísticas que se posicionan tanto a favor como en contra de la multitarea en el mundo laboral. Aunque sabemos que no todos los campos se prestan a esta manera de trabajar, es indudable que varias veces ha beneficiado a las industrias. La optimización lograda se ha reflejado no solo en la productividad laboral sino también en los rendimientos económicos.
Aún así, Gerald Weinberg, autor y profesor en desarrollo de software y antropología, sostiene en su libro que al realizar 5 tareas bajo el esquema multitasking, el 75 % de tu trabajo se perderá debido al desgaste mental que implica el intercambio entre las labores.
A continuación te presentamos a detalle varias ventajas y desventajas del multitasking o multitarea, a fin de que determines si es el elemento que necesitas para aumentar la productividad, así como las alternativas a esta modalidad de trabajo.
Ventajas del multitasking
El multitasking –o capacidad multitarea– ha permeado en todos los aspectos de la vida en el siglo XXI y propone un estilo de trabajo que puede ser útil en ciertos momentos, industrias y circunstancias. Si además formas parte de la generación millennial, seguramente estás más que acostumbrado a realizar varios pendientes a la vez, como lo demuestra el estudio Listen Learn Lead Global Research llevado a cabo por Accenture.
Ahora, volvamos a la definición informática del multitasking: esta permitía al procesador optimizar su tiempo al delegar el final de una tarea por otra de mayor prioridad, lo cual implicaba menos tiempo y procesos para completarse. Del mismo modo, la capacidad multitarea puede ayudarte a optimizar el tiempo en una labor particular.
Pensemos, por el ejemplo, en el caso de una llamada en la que estás esperando a que un conmutador te ponga en línea para hablar con un colaborador o un cliente potencial. A menos que debas seleccionar entre varias opciones, no es necesario que tu atención esté centrada en la melodía de espera: el tiempo entre la llamada y la espera al conmutador siempre puede utilizarse para revisar la bandeja de entrada del correo electrónico.
Otra de las ventajas que te da la capacidad de concentrar tu atención en varios pendientes a la vez es que te hace ver más flexible y abierto a las necesidades de un equipo. Si eres multitarea, podrás ayudar a que el trabajo sea más dinámico.
Desventajas del multitasking
No obstante, también puede suceder que la decisión de realizar varias tareas a la vez termine por crearte confusiones y malentendidos innecesarios. Siguiendo con el ejemplo anterior, podría suceder que al revisar el correo pases por alto un mensaje importante y no le des respuesta porque coincide con el momento en que te ponen en línea con la persona que querías contactar.
Otra de las desventajas que representa el multitasking es que, a la larga, afecta la memoria y atención. Así lo demuestra un estudio llevado a cabo por Melina Uncapier y Anthony Wagner, investigadores en el campo de la psicología y la neurociencia, quienes observaron que la mitad de los trabajadores que se someten a un rendimiento multitarea intenso ven disminuida su memoria y también su capacidad de retención.
Esto reduce la productividad y la efectividad, ya que la falta de procesamiento de la información y la poca concentración significan que deberás abrir tu agenda constantemente o que necesitarás más tiempo para concluir las tareas.
Alternativas al multitasking: cómo cumplir tus objetivos sin torturarte
Ante estas circunstancias ¿qué puedes hacer al enfrentarte a un mundo que parece pedir casi a diario que seas un trabajador multitarea?
En primer lugar, deberías reconocer las cualidades que tiene el hecho de ejercer varias tareas a la vez ya que, si bien no siempre resulta ser la mejor opción, en ocasiones realmente puede ayudarte a optimizar el tiempo y mejorar tu rendimiento laboral. Pero también puedes utilizar algunas alternativas viables.
Ten en cuenta las observaciones de Wagner quien, después de sus estudios, no habla de abandonar el multitasking, pero sí recomienda dejarlo a un lado cuando te topes con una labor pendiente muy importante para ti o para la empresa. De esta manera, desconectar el móvil de la red wifi, configurarlo para que no suene o mantenerlo un rato alejado de tu vista te ayudará cuando realices una tarea difícil.
A esta manera de trabajar se le llama unitasking, y es una alternativa que puede implementarse en tareas realmente importantes en el trabajo. Este modo de abordar los pendientes difíciles conduce hacia mejores resultados de productividad en comparación con lo que haría el multitasking.
En otras palabras, la solución para incrementar el rendimiento no se traduce en abandonar el multitasking, pero tampoco emplearlo como única modalidad. Lo podrás emplear como método de trabajo en pendientes más cotidianos y sencillos.
También puedes utilizar técnicas como la Pomodoro, con las que podrás disponer de tu tiempo de una manera focalizada, sin ir de un asunto a otro.
Además, existen herramientas de productividad como Toodledo con las que podrás organizar tus labores y marcarlas cuando estén completas. Así medirás tus tiempos y evitarás que una tarea poco importante te impida terminar un proyecto relevante para tu día.
Si equilibras el tiempo en que haces multitasking con el que utilizas en otras técnicas, verás que tu productividad personal y la de tu equipo se verá beneficiada. ¡Utiliza estos consejos cuanto antes!
